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Gilles Lerat

Gilles Lerat

Ingénieur de formation, j’ai sauté dans le bain de la création d’entreprises dès ma sortie de l’école. Je me suis spécialisé dans la sécurité informatique. Après avoir revendu ma société à un groupe informatique, je me suis dirigé vers le cinéma, ce qui n’est peut-être pas la meilleure option, compte tenu de l’environnement économique actuel.

Je suis à la fois émerveillé en permanence par les prouesses technologiques actuelles et extrêmement inquiet des défis qui nous attendent sur les plans énergétiques, économiques, et surtout sur le plan démographique.

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Créer une SSII en France et réussir - dossier spécial partie 3

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Créer une SSII en France et réussir - dossier spécial partie 1



Etape 2 : les outils
internes.


Nous allons dans ce chapitre examiner 6 solutions qui vont vous permettre de mieux gérer la croissance de l’entreprise.

  • Le serveur de messagerie/communication unifiée.
  • Une solution de gestion de la relation client (GRC en abrégé ou bien CRM en anglais).
  • Une liste de propositions commerciales facilement modulables et réutilisables.
  • Un outil de gestion de ressources humaines.
  • Une base de connaissances.
  • Une solution de GED (gestion électronique de documents) même rudimentaire.

Vous aurez suffisamment de problèmes par la suite, et donc assurez-vous d’avoir planifié tous les outils de base lorsque vous embaucherez vos premiers collaborateurs.


Serveur de messagerie.

Vous avez en priorité besoin d’un outil de travail collaboratif, qui fasse messagerie, annuaire partagé, agenda, …

Une solution hébergée est vraiment l’idéale.

Vous trouverez de nombreuses solutions disponibles sur le marché (Zoho, Exchange 365,…)

Personnellement, je n’ai pas encore réussi à trouver une solution plus intéressante que Google Apps pour Entreprises. Pour 40 € par utilisateur et par an, vous trouverez une solution complète, avec sauvegarde et antispam intégrés, et une interface d'administration très complète.

La partie de gestion des documents Google Docs se révèle beaucoup moins intéressante à l’usage. Les fonctionnalités ne sont pas encore au niveau d’un produit bureautique standard, comme ceux de la suite Office.


Outil CRM.

L’outil le plus important d’une petite entreprise est la solution CRM (Consumer Relationship Management) ou GRC (Gestion de la Relation Client) en bon français.

Malheureusement, cet outil est très souvent négligé lors du démarrage de l’entreprise. Pour noter les informations relatives à ses clients, le chef d’entreprise a, en général, la fâcheuse habitude de s’appuyer sur …. Excel.

Sur l’outil de CRM de votre choix, vous enregistrerez tout ce qui a un rapport avec votre activité commerciale : les clients, les prospects, les propositions commerciales, les rendez-vous, les petits déjeuners marketing, etc…

Lorsque vous allez ajouter une entreprise à votre base, il y a deux champs qu’il est indispensable de remplir : les « tags » et le profil d’entreprise.

Les tags permettent de préciser les domaines ou les produits qui correspondent au besoin identifié de l’entreprise. Ainsi lors d’une recherche, il sera facile de repérer toutes les entreprises auxquelles on peut proposer une offre spécifique, ou qui sont utilisatrices d’un produit.

Le profil d’entreprise permet lui, d’expliciter le type d’entreprise et surtout son affinité avec la SSII. Il faut également indiquer qui prend les décisions au niveau de l’entreprise : est-ce que ces décisions sont prises directement par le DSI, par le directeur de production, ….

Une autre information qu’il est malgré tout préférable de ne pas écrire est le niveau de marge que l’on peut prendre et le prix auquel on peut vendre la journée d’expertise. Il est préférable que cette information reste dans la tête du dirigeant. Car oui, vous ne vendrez pas en général la même prestation au même prix à deux clients différents : en 2013, le coût du service est flexible.

Plus précisément, en période de crise, vous ne vendrez pas forcément au prix qui vous permette de dégager le niveau de marge que vous souhaitez. Il va falloir accepter de travailler à des prix moindres, surtout en sous-traitance.

Par ailleurs je vous recommande de mettre en place 2 graphiques :

  • Un graphique qui représente le pourcentage de chaque client dans le chiffre d’affaires global de la société, depuis le début d’année.
  • Une charte qui représente la marge brute de chaque client, depuis le début d’année. Vous aurez ainsi un outil pour vous permettre de déterminer quand il faut se séparer du client.

Il y a des tas d’outils CRM qui peuvent convenir à votre besoin. Mais le plus simple reste quand même une fois encore, de prendre une solution hébergée en ligne, qu’il s’agisse du leader Salesforce, ou des challengers (SugarCRM ou Zoho) disponible à des coûts beaucoup plus modiques.

Zoho est gratuit pour les entreprises de 3 salariés ou moins.

Je suis tombé récemment sur Dolibarr, une solution CRM et ERP, française de surcroit, qui intègre un grand nombre de modules sous une interface unifiée, propose une option d’hébergement en mode SaaS, et bien d’autres fonctionnalités intéressantes. Ce produit me semble idéal pour les petites et moyennes entreprises.


Lorsqu’il s’agit de prospecter, l’outil CRM peut vraiment faire la différence entre une croissance poussive et une forte croissance.


Liste de propositions commerciales.


Il est important d’essayer de standardiser l’écriture des propositions commerciales, autant que faire se peut. Cette tâche n’est pas évidente, mais elle permet d’économiser un temps précieux.

Les partenaires, éditeurs et constructeurs, ont la possibilité d’aider les SSIIs à répondre aux appels d’offres utilisant leur technologie. Il ne faut pas hésiter à faire appel à eux.

Cette liste de propositions commerciales sera présente sous la forme d’un répertoire spécifique sur un serveur de fichiers, accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise.


Outil de gestion de ressources humaines.


Un outil un peu moins indispensable, mais néanmoins très utile est le système de gestion des salariés. Cela donnera un moyen au chef d’entreprise de mesurer la contribution de chaque salarié.

Principalement, l’outil doit être en mesure de présenter pour chaque collaborateur :

  • Les formations suivies et le coût de chacune d’entre elles.
  • Les missions effectuées par le salarié sur l’année, et la marge brute correspondante.
  • Le coût du salaire chargé sur l’année.

Parmi les outils de gestion R.H., on peut citer VSActivity (très complet et un peu cher), ou bien OpenPortal.

Zoho, encore lui, dispose d’un module de ressources humaines, Zoho People.

OrangeHRM est une offre open source, disponible en français, sans doute un peu complêxe pour une petite structure.

L’outil de gestion R.H. est crucial pour estimer la rentabilité d’un salarié, et donc il est irremplaçable lors des négociations relatives aux augmentations de salaire.


Partage de documents et base de connaissance.


Une solution de partage de documents entre les salariés est également indispensable.

Sugarsync qui permet de partager des documents est l’outil idéal. Il permet à chacun d’alimenter un répertoire partagé avec les docs constructeurs et les propositions commerciales.

Eventuellement, il est possible de chiffrer les documents avant envoi préalable.

Hubic de OVH est également une solution à considérer. Son prix, de l’ordre de 9,90 € H.T. par an, et de 69,90 € H.T. par an pour un espace illimité est très intéressant.

A défaut, une solution de NAS (Network Attached Storage) avec un accès en VPN SSL peut faire l’affaire.

Dans le même ordre d’idées, vous aurez sans doute besoin d’une base de connaissance : il existe suffisamment de produits de Wiki open source, pour que vous trouviez votre bonheur (par exemple TWiki).
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