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Productivité

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DE GIRO 2

4 outils pour automatiser votre travail

Audience de l'article : 1045 lectures
Nature de contenu : Edito
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L'automatisation est la base de la progression de notre monde. Aujourd’hui, beaucoup de domaines font appel à ses technologies. L’agriculture s’est mécanisée au fil du temps, les usines ont vu la robotisation changer leur quotidien, le voyage et le commerce de détail ont été aussi secoués par cette révolution !

Petit à petit, cette tendance s’est renforcée : l’automatisation a remplacé beaucoup de tâches qui étaient assurées à la base par l’activité humaine. Un bon nombre d’emplois ont disparu, et certaines professions sont directement menacées. Pourtant, ce processus a des atouts inestimables à faire valoir !


Quels sont les avantages d’automatiser et pourquoi le faire ?

Selon une étude menée par le psychologue social Roy Baumeister, les tâches répétitives et harassantes nuisent à la productivité d’un individu. Elles affaiblissent les personnes mentalement. En découle, une perte de concentration, la tête devient surchargée et n’a plus la capacité à prendre des décisions optimales.

Un esprit «too busy» va s’orienter vers des mauvais choix. La délégation et l’automatisation du travail permet de conserver une vitalité et une énergie essentielles quand on souhaite être performant.

Aujourd’hui, avec la démocratisation d’Internet, les applications pour booster sa productivité fleurissent de toutes parts.

Dans le domaine du Web, il y a plein d’outils qui permettent de gagner du temps ainsi que d’économiser de l’énergie. C’est un peu la jungle ! Pas toujours évident de trouver le soft adéquat !


Voici 4 outils qui vous assureront un usage polyvalent et efficace   


1. Zapier : C’est un service qui vous permet d’automatiser plusieurs processus sur le Web. Par exemple, un client qui fait une transaction sur votre compte PayPal sera automatiquement ajouté à votre liste de diffusion Mailchimp. Zapier supporte des applications pro. Le principe est simple, il suffit de sélectionner deux applications Web, et de définir une action. Une fois activée, votre Zap, c’est le nom de l’action, automatisera le processus que vous avez créé.

Actuellement, Zapier supporte une multitude de services Web. Parmi eux, citons Basecamp, Hirise, Dropbox, Gmail, Google Documents, Aweber et Mailchimp. Chacun des services supportés par Zapier vous permet de créer plusieurs combinaisons d’actions. La force du logiciel, réside dans la qualité des applications Web qui sont supportées. L’outil permet préciser les actions en y ajoutant une série règles supplémentaires.

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Si vous utilisez plusieurs fournisseurs de services Web, Zapier vous sera sans doute extrêmement utile. Il vous permettra d’établir des ponts de communications entre différents services Web qui habituellement ne communiquent pas ensemble. Vous pourrez ainsi facilement faire transiter vos informations d’un service à l’autre automatiquement.


2. IfThisThenThat : ifttt qui signifie If This Than That, est un service gratuit qui vous permet d’automatiser plusieurs processus sur le Web. Il vous aide à interconnecter votre univers Web. Vous créez des recettes qui automatisent certaines actions que vous posez sur le Web.

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Par exemple, lorsque vous envoyez des photos sur Facebook ou Instagram, elles seront automatiquement sauvegardées sur Dropbox. Vous pouvez aussi définir des actions qui vous permettent de programmer l’envoi de mails ou de SMS à des dates précises. Ce service est très facile à utiliser. Une fois que vous avez connecté vos services, il suffit de quelques secondes pour créer vos règles.

Une quarantaine de services Web majeurs peuvent se connecter à ifttt. Parmi ceux-ci, mentionnons Gmail, Foursquare, Delicious, Instapaper, Instagram, Facebook et Linkedin. Toutes les actions vous offrent des paramètres de personnalisation. Vous pouvez même les désactiver temporairement. En fait, les possibilités que vous offre ifttt sont presque infinies.


3. TextExpander : C’est un gestionnaire d'abréviations, un utilitaire chargé de rassembler des bouts de texte que vous utilisez souvent, pour vous permettre de gagner du temps lorsque vous tapez quelque chose. Par exemple, il peut remplacer automatiquement cad en « c'est-à-dire », mais on peut aussi l’utiliser pour automatiser certaines tâches pénibles, en insérant automatiquement la date ou en modifiant le presse-papier.

On peut avoir un aperçu d’un extrait. Pratique pour les extraits qui dépendent du contexte, pour insérer par exemple la date et le presse-papier.

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Les possibilités sont presque infinies quand on commence à utiliser TextExpander avec des scripts.

L’utilitaire peut analyser ce que vous tapez et s’il détecte que vous répétez régulièrement les mêmes mots, il va de lui-même créer un extrait. TextExpander consigne toutes ses suggestions dans un dossier spécifique et c’est à l’utilisateur de choisir de les garder, ou non. Le cas échéant, il lui faudra également choisir le raccourci à associer à l’extrait, avant de pouvoir l’utiliser.

Un bouton permet de supprimer l’extrait suggéré et on peut, si on le souhaite, désactiver totalement cette nouvelle fonction dans les paramètres du logiciel. À première vue, TextExpander est suffisamment malin pour ne pas suggérer n’importe quel mot et pour ne pas suggérer des éléments trop courants. Par ailleurs, il n’ajoute pas une suggestion immédiatement, mais attends que vous utilisiez un mot plusieurs fois avant de le suggérer.


4. Pocket : Il y a une énorme quantité de contenu et de nouvelles informations qui trainent constamment sur le web. Souvent, on voit le titre d'un article mais on ne fait pas attention à l’article en lui-même, de ce qu’il recèle.

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Avec Pocket, vous pourrez mettre des articles, des vidéos, ou toutes sortes de contenus que vous souhaitez regarder, pour plus tard. L'application vous permet d'enregistrer des fichiers directement depuis votre navigateur mobile ou depuis des applications comme Twitter, Flipboard, Pulse et Zite. Ensuite, vous pouvez lire tout ce que vous avez enregistré à partir de votre téléphone, tablette ou PC (sans connexion wifi).
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